Kişisel Verileri Saklama ve İmha Prosedürü
Kişisel Verileri Saklama ve İmha Prosedürü Yürürlük Tarihi: 18/03/2021
1. AMAÇ
İşbu prosedürün amacı 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’e uygun olarak BAHAR ERDEN BAĞLAM PSİKOLOJİ (‘Klinik’) Kişisel Verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim Hale Getirilmesi’ne ilişkin yükümlülüklerinde Klinik içerisinde ve/veya Klinik tarafından uyulması gereken yöntem ve esasları belirlemektedir.
2. KAPSAM
İşbu Politika, Kliniğin işlemekte olduğu Kişisel Verilere yönelik tüm faaliyetleri kapsar ve söz konusu faaliyetlere uygulanır. Bu Kişisel Verilerin saklanmasıyla ilgili olarak bu politika tarafından düzenlenen kurallar, danışan veya diğer gerçek şahıslarla ilgili basılı, elektronik veya diğer ortamlardaki tüm kişisel verileri kapsar.
3. TANIMLAR
İşbu Politikada geçen tanımlar aşağıdaki anlamları ihtiva eder;
Alıcı grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
Çalışan: Merkezimiz personeli
Elektronik ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar
Elektronik olmayan ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Hizmet sağlayıcı: Merkezimiz ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi
İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi
İmha Etme: Kişisel Verilerin geri döndürülemez biçimde yok edilmesini ifade eder.
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Kayıt ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam
Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel veri işleme envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter
Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu ifade eder.
Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Periyodik imha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi
Politika: Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Silme: Kişisel Verilerin geri döndürülemez biçimde temizlenmesi yahut ilgili kullanıcılar için erişilemez hale getirmeyi ifade eder.
Merkez: Uzman Psikolog Bahar ERDEN’e ait danışmanlık merkezi
Ürün ve hizmet alıcısı: Danışan
Veri Envanteri: Kliniğin Kişisel Veri İşleme faaliyetlerine yönelik olarak Kişisel Veri İşleme süreç ve yöntemleri, Kişisel Veri İşleme amaçları, veri kategorisi, Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler vb. bilgileri ihtiva eden envanteri ifade eder.
Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi
Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi: Kliniğin Kurum ile olan ilişkilerini yürüten ve Klinik tarafından atanan kişiyi ifade eder.
Veri sorumluları sicil bilgi sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi
VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Veri Sahipleri: Kişisel Verileri Klinik tarafından veya Klinik adına işlenen Çalışan/Danışan tüm gerçek kişileri ifade eder.
Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
4. SORUMLULUKLAR
4.1. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi Klinik tarafından bu prosedürde belirtilen teknik ve idari tedbirlere, ilgili mevzuat hükümlerine, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (‘Kurul’) kararlarına uygun olarak gerçekleştirilir.
4.2. Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı tarafımızca seçilmektedir. Ancak, İlgili Kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilecektir.
4.3. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan tüm işlemler Klinik tarafından kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere madde 6’da açıklanan sürelerle saklanmaktadır.
4.4. Kliniğin faaliyetleri için Kişisel Verileri elinde tutmamasını ve Kişisel Verilerin silinmesi ve/veya arşivlenmesini sağlamak Veri İrtibat Kişisinin sorumluluğudur.
4.5. Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması halinde, kişisel veriler Klinik tarafından periyodik imha zamanlarında re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
Bu hususta İlgili Kişi tarafından Kliniğe başvurulması halinde; İletilen talepler en geç 30 (otuz) gün içerisinde sonuçlandırılmakta ve ilgili kişiye bilgi verilmektedir, Talebe konu verilerin üçüncü kişilere aktarılmış olması durumunda, bu durum verilerin aktarıldığı üçüncü kişiye bildirilmekte ve üçüncü kişiler nezdinde gerekli işlemlerin yapılması temin edilmektedir.
5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI
5.1. Veri Sahiplerine ait kişisel veriler, (i) Akıl ve Ruh Sağlığı alanında sağlık hizmetlerinin sürdürülebilmesi, (ii) hukuki yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi, (iii) danışan ilişkilerinin yönetilebilmesi amacıyla yukarıda sayılan fiziki veyahut elektronik ortamlarda güvenli bir biçimde KVKK ve diğer ilgili mevzuatta belirtilen sınırlar çerçevesinde saklanmaktadır.
5.2. Saklamayı gerektiren sebepler aşağıdaki gibidir:
· Kişisel verilerin Akıl ve Ruh Sağlığı alanında sağlık hizmetlerinin verilmesi / sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
· Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
· Kişisel verilerin kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Kliniğin meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması,
· Kişisel verilerin Kliniğin herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
· Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
· Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması.
5.3. Kişisel Veriler, Klinik bünyesinde ilgili yasal saklama/zamanaşımı süreleri müddetince bulundurulmakta olup, bu verilerle ilişkili faaliyetlerin ve işbu Prosedür’de de belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli süre boyunca saklanmaktadır. Kullanım amacı sonlanan ve yasal saklama süresi/zamanaşımı sona eren Kişisel Veriler ise, KVKK’nın 7’nci maddesi uyarınca Klinik tarafından silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.
6. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
6.1. Söz konusu verilerin imhasında uygulanacak yöntem, verinin niteliği Kliniğimiz nezdindeki önem derecesine göre belirlenir.
6.2. Verinin saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde belirtilen ilkelere uygunluğu sorgulanır. Saklanmasının KVKK’nın 4. maddesinde yer alan ilkelere aykırılık teşkil edebileceği tespit edilen veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
6.3. Verinin saklanmasının KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde öngörülmüş olan istisnalardan hangisi/hangileri kapsamında değerlendirilebileceği tespit edilir. Tespit edilen istisnalar çerçevesinde verilerin saklanması gereken makul süreler tespit edilir. Söz konusu sürelerin sona ermesi halinde veriler silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir.
6.4. KVKK ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak elde edilen kişisel verilerinizin saklama ve imha işlemlerinde Mevzuatta söz konusu kişisel verinin saklanmasına ilişkin olarak bir süre öngörülmüş ise bu süreye riayet edilir.
6.5. Saklama süresi dolan kişisel veriler, Klinik tarafından belirlenen imha süreleri çerçevesinde, 6 aylık periyodlarla her yılın Ocak ve Temmuz ayı’nda işbu Prosedür’de yer verilen usullere uygun olarak imha edilir.
6.6. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.
6.7. Kişisel Veri saklama ve imha süreleri aşağıdaki gibidir.
7. SAKLAMA VE İMHA USULLERİ
7.1. KAYIT ORTAMLARI VERİ TÜRÜ MUHAFAZA SÜRESİ İMHA SÜRESİ
E-postalar ve Klinik içi yazışmalar; 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Sözleşmeler; Sözleşmenin sona ermesini takip eden 10 yıl boyunca Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Danışan dosyaları; danışan ile girilen son etkileşimi(tedavinin bitimini) takip eden 20 yıl boyunca Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Muhasebe ve Finans Kayıtları 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Klinik İçi Şikayetler ve İlgili Belgeler 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Hukuk Kayıtları 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Resmi Yazışmalar Süresiz Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Vergi Kayıtları 10 yıl Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde,
Veri sahiplerine ait kişisel veriler, Klinik tarafından aşağıdaki tabloda listelenen ortamlarda başta KVKK hükümleri olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak ve uluslararası veri güvenliği prensipleri çerçevesinde güvenli bir şekilde saklanmaktadır:
• Web Browser Destekli Antivirus Program
• Bilgisayar Şifreleme
• Kilitli Dolaplar
7.2. TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla Klinik tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:
7.2.1. Klinik’in idari tedbirler açısından yükümlülükleri aşağıdaki gibidir;
· Kişisel Veri Envanteri hazırlar ve süreç içerisinde günceller.
· VERBIS kaydını gerçekleştirir ve herhangi bir değişiklik halinde sicildeki bilgileri günceller.
· İşlenen kişisel verilerin hukuka aykırı yollarla başkaları tarafından elde edilmesi hâlinde, bu durumu en kısa sürede ilgilisine ve Kurul’a bildirir.
· Kişisel verilerin paylaşılması ile ilgili olarak, kişisel verilerin paylaşıldığı kişiler ile kişisel verilerin korunması ve veri güvenliğine ilişkin çerçeve sözleşme imzalar yahut mevcut sözleşmesine eklenen hükümler ile veri güvenliğini sağlar. Gizlilik taahhütnameleri yapar.
· Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara (kilitli dolaplar vb gibi) erişim ile ilgili gerekli güvenlik önlemleri alır ve fiziksel ortamların dış risklere karşı güvenliğini sağlar.
· Danışan Dosyaları gibi gizli belgeler kilitlenebilir bir dolapta saklanır.
7.2.2. Klinik’in teknik tedbirler açısından yükümlülükleri aşağıdaki gibidir;
· Kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli yöntemler ile korur.
· Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlar.
· Güncel anti-virüs sistemleri kullanır.
· Kişisel Verilerin taşınabilir bellek, CD, DVD aracılığıyla herhangi bir şekilde aktarılmaması konusunda gerekli önlemleri alır.
8. KİŞİSEL VERİLERİ SİLME, İMHA ETME VE ANONİMLEŞTİRME USULLERİ
KVKK ve diğer ilgili mevzuata uygun olarak elde edilen kişisel veriler Kanun ve Yönetmelik’te sayılan kişisel veri işleme amaçlarının ortadan kalkması halinde re’sen yahut İlgili Kişinin başvurusu üzerine yine Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen teknikler ile imha edilecektir.
8.1. KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ
8.1.1. Bilgisayardan Güvenli Olarak Silme: Tamamen veya kısmen işlenen ve dijital ortamlarda muhafaza edilen veriler silinirken; İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilecek biçimde verinin silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
Ancak, kişisel verilerin silinmesi işlemi, diğer verilere de sistem içerisinde erişilememe ve bu verileri kullanamama sonucunu doğuracak ise, aşağıdaki koşulların sağlanması kaydıyla, kişisel verilerin ilgili kişiyle ilişkilendirilemeyecek duruma getirilerek arşivlenmesi halinde de kişisel veriler silinmiş sayılacaktır. · Başka herhangi bir kurum, kuruluş veyahut kişinin erişimine kapalı olması, · Kişisel verilere yalnızca yetkili kişi tarafından erişilmesini sağlayacak şekilde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması.
8.1.2. Kâğıt Ortamında Bulunan Kişisel Verilerin Karartılması: Kişisel verilerin amaca yönelik olmayan kullanımını önlemek veya silinmesi talep edilen verileri silmek için ilgili kişisel verilerin fiziksel olarak kesilerek belgeden çıkartılması veya geri döndürülemeyecek ve okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak görünemeyecek hale getirilmesi, kapatılması yöntemidir.
8.2.KİŞİSEL VERİLERİN İMHA EDİLMESİ
8.2.1. Dijital Ortamda Yok Etme: Bilgisayar ortamında tutulan kayıtların ve internet sitesi aracılığıyla elde edilen verilerin kişisel verilerin sonradan kullanılamayacak biçimde yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.
8.2.2. Fiziksel Yok Etme: Kişisel veriler herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla da işlenebilmektedir. Bu tür veriler yok edilirken kişisel verinin sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak yok edilmesi sistemi uygulanmaktadır.
8.3.KİŞİSEL VERİLERİN ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Klinik kayıtları çıkartma, değişken değiştirme, genelleştirme gibi yöntemlerle kişisel verilerin anonim hale getirilmesini sağlar.